Innhold
1. Innledning
Ansvarlig: (ikke angitt)
Sist oppdatert: 2026-04-20
2. Organisasjonshistorie
★ Ytre Smøråker kommune
Ytre Smøråker kommune har i dag ca. 30 000 innbyggere, 3 000 ansatte og 300 organisasjonsenheter. Kommunen er organisert med kommunedirektør, fem kommunalsjefer og 18 avdelinger. Arkivtjenesten er plassert under stabsavdelingen med 4 årsverk.
Ytre Smøråker kommune (1838–1964)
Ytre Smøråker kommune ble opprettet i 1838 ved innføringen av formannskapslovene. Kommunen hadde opprinnelig ca. 2 500 innbyggere og omfattet tettstedet Ytre Smøråker med omliggende gårder og fiskevær.
Viktige hendelser:
- 1838: Formannskap og kommunestyre opprettet. Første ordfører: Nils Larsen Ytre Smøråker.
- 1845: Fattigvesenet opprettes som eget organ.
- 1860: Skulestyret opprettes. 3 folkeskoler i kommunen.
- 1882: Ligningsnevnda opprettes.
- 1920: Helserådet opprettes. Første distriktslege ansatt.
- 1950: Bygningsrådet opprettes. Teknisk etat med 4 ansatte.
Dalheim kommune (1838–1964)
Dalheim kommune eksisterte som selvstendig kommune fra 1838 til 1964. Kommunen hadde ca. 3 000 innbyggere og var preget av jordbruk og skogbruk. Ved kommunesammenslåingen i 1964 ble Dalheim en del av Ytre Smøråker.
Solvik kommune (1838–1964)
Solvik kommune eksisterte som selvstendig kommune fra 1838 til 1964. Kommunen hadde ca. 4 500 innbyggere og var preget av fiskeri og småindustri. Ved kommunesammenslåingen i 1964 ble Solvik en del av Ytre Smøråker.
3. Avtaler om delegert eller delt arkivansvar
Depotavtale med IKA Møre og Romsdal (Delegert arkivansvar)
Inngått 2015, revidert 2023. Dekker mottak, oppbevaring og tilgjengeliggjøring av historisk arkivmateriale (papir og elektronisk). IKA er depot for alt materiale eldre enn 25 år.
Barnevernstjenesten — Solvik og Dalheim (Vertsarkiv)
Vertskommunemodell (kommuneloven kap. 20). Ytre Smøråker er vertskommune for felles barnevernstjeneste med Solvik og Dalheim. Arkivansvaret ligger hos Ytre Smøråker.
Brann og redning (Vertsarkiv)
Felles brann- og redningstjeneste. Ytre Smøråker er vertskommune. Dokumentasjon fra utrykkinger og tilsyn arkiveres i DataDammen.
Landbrukskontor — Dalheim (Delt arkivansvar)
Felles landbrukskontor med Dalheim. Ytre Smøråker er vertskommune. Konsesjonssaker og delingssaker arkiveres i DataDammen.
IKS Fjordregionen — Renovasjon (Delt arkivansvar)
Renovasjonstjenester utføres av IKS. Ytre Smøråker har ikke arkivansvar for den operative driften, men for vedtak og klagesaker.
NAV Ytre Smøråker (Delt arkivansvar)
Kommunale sosialtjenester (økonomisk sosialhjelp, KVP, gjeldsrådgivning) arkiveres i DataDammen. Statlige tjenester arkiveres i NAVs egne systemer.
4. Arkiver
5. Rutiner
Feilretting
Feil i arkivmateriale rettes iht. arkivloven og arkivforskriften:
1. Oppdagelse og melding
Saksbehandler som oppdager feil melder dette til arkivtjenesten via skjema i DataDammen. Feilmeldingen skal inneholde: saksnummer, dokumentreferanse, beskrivelse av feilen og forslag til retting.
2. Vurdering
Arkivleder vurderer feilmeldingen og avgjør om retting skal gjennomføres. Ved tvil konsulteres kommuneadvokaten.
3. Gjennomføring
- Metadata (tittel, klassering, parter): Rettes direkte i DataDammen med full loggføring.
- Dokumentinnhold: Originaldokument beholdes alltid. Rettet versjon legges til som ny versjon med merknad.
- Journalføring: Ved feil i journalpost opprettes ny journalpost med referanse til opprinnelig.
4. Dokumentasjon
Alle rettinger logges automatisk i DataDammen med tidspunkt, utfører og begrunnelse.
Mediekonvertering
Ytre Smøråker kommune gjennomfører mediekonvertering for å sikre langtidsbevaring og tilgjengelighet.
1. Godkjente bevaringsformater
- Tekst: PDF/A-1b, PDF/A-2b
- Bilde: TIFF (ukomprimert), JPEG2000
- Regneark: ODS, CSV
- Lyd: WAV, FLAC
- Video: FFV1/MKV
2. Konvertering ved mottak
Inngående dokumenter i proprietary formater konverteres automatisk til PDF/A ved journalføring.
3. Kvalitetskontroll
- Automatisk sjekksum-verifisering (SHA-256)
- Stikkprøve: Minimum 5% kontrolleres visuelt
4. Scanning av papir
Inngående papirpost scannes ved mottak (300 DPI, PDF/A). Originaler oppbevares i 3 måneder.
Overføring og deponering
Ytre Smøråker kommune overfører og deponerer arkivmateriale iht. arkivloven § 10 og avtale med IKA Møre og Romsdal.
1. Vurdering
Arkivmateriale eldre enn 25 år vurderes årlig for overføring.
2. Klargjøring av papirarkiv
- Materiale ordnes etter opprinnelig ordningsprinsipp
- Metallholdige binders og plastomslag fjernes
- Materiale pakkes i syrefrie esker
3. Elektronisk deponering
- Uttrekk fra DataDammen via Data Pond (Noark 5-pakke)
- SIARD-uttrekk fra fagsystemer
- Validering med Arkade 5
4. Kassasjon før overføring
Materiale med utløpt bevaringstid kasseres før overføring. Kassasjonsvedtak dokumenteres.
5. Overleveringsprotokoll
Signeres av arkivleder og IKA.
6. Konverterte analoge arkiv
| Arkivskaper | Funksjon | Tilstand | Lokasjon | Ordningsgrad | Bevaringsplan |
|---|---|---|---|---|---|
| Kirkegårdsforvaltningen | Annet | Bortsatt | Bevares (ny vurdering om fem år) | ||
| 1026 - Åseral | P1.8 - Avlastning |
7. Endringslogg
| Versjon | Dato | Handling | Poster | Seksjoner |
|---|---|---|---|---|
| v2 | 2026-04-20 | Publisert nett | 69 | 13 |
| v1 | 2026-04-20 | Publisert nett | 50 | 0 |